Adjourning: Hoe neem je afscheid van een team?

Hoe neem je afscheid van een team? Vroeg of laat komen teams in de “adjourning” fase terecht. Dat is het laatste niveau in het groepsvorming model van Tuckman. Soms eindigt een samenwerking nogal abrupt. En dan krijgt het team geen kans meer om inzichten te oogsten uit het doorlopen traject. Dat is een gemiste kans. Want als je niet de tijd neemt om stil te staan en te reflecteren, loop je het risico om dezelfde fouten te herhalen.

Hoe kan je dan beter wel afscheid nemen van een team?

• Afscheid nemen van een team
• Adjourning fase volgens Tuckman
• Reflectievragen in de adjourning fase
• Afscheidsrituelen voor teams

Afscheid nemen van een team

Elk team krijgt vroeg of laat te maken met een vorm van afscheid. Of het nu gaat om een collega die met pensioen gaat, iemand die het team verlaat, of een team die gewoonweg ophoudt met bestaan. Kortom, er zijn talloze manieren waarop teams afscheid moeten nemen. En toch is er maar weinig aandacht voor in organisaties.

Ook in een team coaching traject neem je afscheid van een team. Sterker nog, je werkt er naartoe, zodat het team op eigen benen verder kan. Daar merkte ik zelf hoe bekrachtigend het is om de laatste sessie letterlijk over te dragen aan het team. Zo geef je op een symbolische manier de rol van ‘facilitator’ door aan het team zelf.

Ik nodigde de deelnemers namelijk uit om zelf de sessie tot een mooi einde te brengen. Dat gebeurde op een manier waarmee de groep inzichten kon oogsten, en ervaringen konden delen. Het werd een schitterende sessie. Puur genieten voor mij én voor het team!

Adjourning fase volgens Tuckman

Adjourning is de laatste fase in het groepsvorming model van Tuckman. Het is de fase waarbij een team uit elkaar gaat. Eigen aan deze fase zijn de uiteenlopende emoties van het team. Stel bijvoorbeeld dat je als projectteam uit mekaar gaat, dan ben je enerzijds trots op wat je bereikt hebt, en anderzijds droevig omdat de samenwerking stopt.

Het is ook belangrijk om de afscheidsfase duidelijk te herkennen. Zonder een helder afscheid kan je namelijk geen ruimte maken voor iets nieuws. Je weet wat ze zeggen: je moet eerst iets kunnen vastpakken voordat je het weer kan loslaten.

Dit is hoe je best afscheid neemt van een team:

1. Erkennen van de situatie: Erken de situatie waarin het team zich bevindt, en de verandering die zal plaatsvinden. Daarbij mogen ook de gemengde emoties benoemd worden. Als teamcoach kan je dat een stukje normaliseren.
2. Losse eindjes afronden: Zijn er nog zaken niet afgerond of onbesproken? Dit is het moment om alles af te sluiten.
3. Inzichten oogsten & evalueren: Oogst samen met de groep de inzichten en evalueer het traject. Wat neemt het team zeker mee? En welke zaken laat het achter?

Ten slotte kan je het traject afronden met een vooruitblik. Je maakt een engagement naar de toekomst toe met extra aandacht voor de blinde vlekken uit het traject.

Reflectievragen in de adjourning fase

Wanneer je afscheid neemt van een team is het goed om even stil te staan en te reflecteren. Hoe kijkt het team terug op deze samenwerking? En wat hebben ze nodig om een waardig afscheid te nemen?

Je kan enkele adjourning vragen stellen zoals:

• Wat ging er goed? En wat ging er minder goed?
• Welke lessen hebben we geleerd?
• Hoe was de samenwerking binnen het team?
• Welke zaken neem je mee naar jouw volgend project? En wat zou je anders doen de volgende keer?
• Wat wens je het team voor de toekomst?
• Is er nog iets anders dat je wilt delen?

Je kan ook gebruik maken van een reflectietool zoals de cirkel van Korthagen om de transformatie die je meemaakte in het team te omschrijven.

Afscheidsrituelen voor teams

Ten slotte helpt het om een afscheid te nemen met behulp van een ritueel. Enerzijds om successen te vieren. En anderzijds om het verlies van iets te rouwen. Er zijn heel wat manieren waarmee je dat kan doen.

Bijvoorbeeld:

• Iets gaan eten of drinken samen
• Persoonlijke cadeautjes geven aan elkaar
• Samen een tijdlijn maken en terugblikken op mooie en moeilijke momenten
• Waarderingsessie houden om elkaar te erkennen en dankbaarheid uit te spreken
• Oefeningen rond loslaten
• Een afscheidsgedicht schrijven voor elkaar
• Metaforische verhalen vertellen
• Groepswandeling organiseren
• …

Kortom, je kan heel wat doen. Afhankelijk van de situatie organiseer je iets dat aanzet tot stilstaan en reflectie. Het ritueel helpt ook bij bewustwording rond het afscheid. Een soort van realisatiemoment waarbij afscheid nemen opeens reëel wordt. Zo kan de groep uiteindelijk een besluit vormen voor ze uit elkaar gaan: “Wat willen we hier nog uit mee pakken, en wat laat ik liever achter?”

Hoe begeleid je een team van Forming tot en met Adjourning? Ontdek hoe je high performing teams ontwikkelt in onze Masterclass Team coaching!